为加强中国煤矿文化宣传基金会(以下简称“基金会”)档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为基金会发展服务，特制定本制度。

第一条 基金会档案，是指基金会从事文化艺术以及其他各项活动直接形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条 文件材料的收集管理

1、基金会指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交秘书长审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交秘书处备案。会议文件由秘书处收集。

第四条 归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、基金会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、基金会的大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第五条 归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第六条 电子档案管理

1、档案员应及时对电子档案进行登记、建帐，同时建立机读目录，并注明其所在的光盘编号及文件名。

2、每年应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。

3、储存电子档案的光盘应放入盒中存放。归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。

4、超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件进行逻辑和物理删除，并列出销毁归档电子文件目录存档备查。

第七条 档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护基金会档案的完整与安全。

4、对于机密档案，必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

第八条 本制度即日起开始执行。